Comment devenir plus productif ?

Vous avez des tas de choses à faire, mais vous n’arrivez pas à tout boucler ?

Vous avez l’impression de perdre votre temps, de vous disperser, de vous épuiser ?

Vous aimeriez accomplir plus, mieux, plus vite ?

Alors, vous devez devenir plus productif ! Mais comment ?

 

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Une publication partagée par Le Guide Kaizn - Votre coach pour atteindre vos objectifs (@kaizn_fr)

 

La productivité, c’est la capacité à réaliser efficacement les tâches qui nous permettent d’atteindre nos objectifs. Être productif, c’est utiliser au mieux notre temps, notre énergie et nos ressources. C’est être organisé, concentré, motivé. C’est aussi être satisfait, épanoui, serein.

Mais comment devenir plus productif au quotidien ?

Voici six conseils pour y parvenir, que vous pouvez adopter dès maintenant.

Conseil 1 : Définissez vos objectifs et vos priorités

S’organiser, c’est bien. Mais pour quoi faire ? Pour atteindre vos objectifs, bien sûr !

 

Les objectifs sont des intentions précises et mesurables qui vous permettent de transformer vos idées en réalité. Ils vous aident à vous orienter, à vous focaliser, à vous motiver, à vous évaluer.

 

Mais comment se fixer des objectifs efficaces et les atteindre ?

 

 

• La méthode SMART consiste à formuler des objectifs qui répondent aux critères suivants :Spécifiques : vos objectifs doivent être précis, concrets et sans ambiguïté. Par exemple, au lieu de dire “je veux être en forme”, dites “je veux courir 10 km en moins d’une heure”.
• Mesurables : vos objectifs doivent être quantifiables, c’est-à-dire que vous devez pouvoir mesurer votre progression et votre réussite. Par exemple, au lieu de dire “je veux apprendre l’anglais”, dites “je veux atteindre le niveau B2 en anglais”.
• Atteignables : vos objectifs doivent être réalistes et adaptés à vos capacités, vos ressources et votre environnement. Par exemple, au lieu de dire “je veux devenir astronaute”, dites “je veux obtenir mon diplôme d’ingénieur en aéronautique”.
• Réalistes : vos objectifs doivent être cohérents avec vos valeurs, vos besoins et vos priorités. Par exemple, au lieu de dire “je veux gagner un million d’euros”, dites “je veux augmenter mes revenus de 10 %”.

• Temporels : vos objectifs doivent être délimités dans le temps, c’est-à-dire que vous devez fixer une date limite pour les atteindre. Par exemple, au lieu de dire “je veux écrire un livre”, dites “je veux écrire un livre d’ici la fin de l’année”.

En utilisant la méthode SMART, vous vous assurez de définir des objectifs clairs, motivants et réalisables. 

Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower, qui classe les tâches selon quatre quadrants : important et urgent, important et non urgent, non important et urgent, non important et non urgent. Vous devez vous focaliser sur d'importantes tâches urgentes, planifier les tâches importantes et non urgentes, déléguer les tâches non importantes et urgentes, et éliminer les tâches non importantes et non urgentes.

En définissant vos objectifs et vos priorités, vous vous donnez une direction, vous vous focalisez sur l’essentiel, vous mesurez votre progression, vous vous récompensez. Vous savez ce que vous voulez, pourquoi et comment l’obtenir. Vous gagnez en efficacité, en productivité et en satisfaction.

Conseil 2 : Appliquez la méthode GTD

La méthode GTD, pour Getting Things Done, est une méthode d’organisation personnelle créée par David Allen, un consultant américain. Elle consiste à stocker, organiser et traiter efficacement toutes les choses que l’on doit faire ou dont on veut se rappeler. Le principe est simple : au lieu de garder toutes ces choses dans notre tête, où elles occupent de l’espace mental et génèrent du stress, on les transfère sur un support externe, comme un carnet, un agenda ou une application. Ensuite, on les classe selon des catégories, comme des projets, des contextes, des échéances, etc. Enfin, on les traite selon un circuit qui nous permet de savoir comment agir à chaque instant.

Le circuit GTD se compose de cinq étapes :

• Collecter : il s’agit de rassembler toutes les choses à faire ou à mémoriser, qu’elles soient professionnelles ou personnelles, urgentes ou non, importantes ou non. On peut les noter sur un papier, les enregistrer sur un dictaphone, les saisir sur un ordinateur, etc. L’essentiel est de les sortir de notre tête et de les mettre dans une “boîte de réception” unique et accessible.
• Clarifier : il s’agit de traiter chaque chose à faire ou à mémoriser, en se posant la question : “Est-ce que cela requiert une action de ma part ?”. Si la réponse est non, on peut l’éliminer, si c’est inutile, l’incuber, si c’est à faire plus tard, ou l’archiver, si c’est à conserver. Si la réponse est oui, on passe à l’étape suivante.
• Organiser : il s’agit de classer chaque chose à faire selon des critères pertinents, comme le projet auquel elle appartient, le contexte dans lequel elle peut être réalisée, le temps qu’elle nécessite, la priorité qu’elle a, etc. On peut utiliser des listes, des dossiers, des étiquettes, des couleurs, etc. L’essentiel est de créer un système qui nous convient et qui nous permet de retrouver facilement ce que l’on cherche.
• Réaliser : il s’agit de choisir et d’exécuter la chose à faire la plus appropriée à chaque moment, en fonction de notre disponibilité, de notre énergie et de notre environnement. On peut se baser sur les critères que l’on a définis à l’étape précédente, ou sur notre intuition. L’essentiel est de passer à l’action et de faire ce qui doit être fait.
• Réviser : il s’agit de contrôler et d’ajuster régulièrement notre système d’organisation, en vérifiant que notre “boîte de réception” est vide, que nos listes sont à jour, que nos projets avancent, que nos priorités sont respectées, etc. On peut le faire quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement, etc. L’essentiel est de garder une vue d’ensemble et de s’adapter aux changements.

• En appliquant la méthode GTD, vous vous libérez l’esprit, vous réduisez le stress, vous augmentez la confiance et la sérénité. Vous savez ce que vous avez à faire, quand et comment le faire. Vous gagnez en efficacité, en productivité et en satisfaction.

Conseil 2 : Organisez-vous sur papier ou avec des applications

La méthode GTD n’est pas la seule façon de s’organiser. Il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à planifier, à structurer et à gérer vos tâches, vos projets et vos idées. Certains préfèrent utiliser des supports papier, comme des carnets, des agendas, des post-it, etc. D’autres préfèrent utiliser des supports numériques, comme des applications, des logiciels, des extensions, etc. L’important est de choisir l’outil qui vous convient le mieux, en fonction de vos besoins, de vos préférences et de vos habitudes.

Voici quelques exemples d’outils d’organisation que vous pouvez utiliser :

• Des listes : elles vous permettent de noter tout ce que vous avez à faire, à acheter, à lire, à voir, etc. Vous pouvez les classer par catégories, par ordre de priorité, par ordre chronologique, etc. Vous pouvez les cocher, les barrer, les colorier, etc. Vous pouvez les faire sur papier, sur votre smartphone, sur votre ordinateur, etc.
• Des calendriers : ils vous permettent de visualiser votre emploi du temps, vos rendez-vous, vos échéances, vos événements, etc. Vous pouvez les consulter, les modifier, les synchroniser, les partager, etc. Vous pouvez les avoir sur papier, sur votre smartphone, sur votre ordinateur, etc.
• Des alarmes : elles vous permettent de vous rappeler ce que vous devez faire, à quelle heure, pendant combien de temps, etc. Vous pouvez les régler, les répéter, les snoozer, les annuler, etc. Vous pouvez les avoir sur votre smartphone, sur votre ordinateur, sur votre montre, etc.
• Des tableaux : ils vous permettent de gérer vos projets, vos idées, vos équipes, etc. Vous pouvez les organiser en colonnes, en lignes, en cartes, en étapes, etc. Vous pouvez les déplacer, les modifier, les commenter, les attribuer, etc. Vous pouvez les avoir sur papier, sur votre smartphone, sur votre ordinateur, etc.

• En vous organisant sur papier ou avec des applications, vous libérez votre mémoire, vous clarifiez votre vision, vous structurez votre travail, vous gagnez du temps. Vous savez ce que vous avez à faire, quand et comment le faire. Vous gagnez en efficacité, en productivité et en satisfaction.

Conseil 4 : Créez des routines

Une routine, c’est une séquence d’actions que l’on répète automatiquement, sans avoir à y réfléchir. Par exemple, se brosser les dents, prendre une douche, faire son lit, etc. Les routines sont très utiles pour être plus productif, car elles nous permettent de gagner en efficacité, de réduire la charge mentale, de renforcer les habitudes, de créer de la stabilité. Mais comment créer des routines efficaces et les maintenir ?

Voici quelques conseils pour y parvenir :

• Choisissez des routines adaptées à vos besoins, à vos objectifs et à votre rythme. Par exemple, si vous voulez être plus en forme, vous pouvez créer une routine matinale qui inclut des exercices physiques, un petit-déjeuner sain, une douche froide, etc. Si vous voulez être plus créatif, vous pouvez créer une routine de travail qui inclut de la musique, de la méditation, de l’écriture, etc.
• Commencez par de simples routines courtes, que vous pouvez facilement intégrer à votre quotidien. Par exemple, si vous voulez lire plus, vous pouvez commencer par lire 10 minutes par jour, avant de passer à 20, 30, 40 minutes, etc. Si vous voulez apprendre une nouvelle langue, vous pouvez commencer par écouter un podcast 5 minutes par jour, avant de passer à 10, 15, 20 minutes, etc.
• Soyez régulier et constant, c’est-à-dire que vous devez répéter vos routines tous les jours, à la même heure, au même endroit, dans le même ordre, etc. Cela vous permettra de créer des automatismes et de renforcer les associations entre les actions et les contextes. Par exemple, si vous voulez écrire un livre, vous pouvez vous fixer comme routine d’écrire tous les jours, à la même heure, au même endroit, avec le même stylo, etc.
• Soyez flexible et indulgent, c’est-à-dire que vous devez accepter de ne pas être parfait, de faire des erreurs, de rater des jours, etc. Cela vous permettra de ne pas vous décourager, de ne pas vous culpabiliser, de ne pas abandonner. Par exemple, si vous voulez méditer, vous pouvez vous fixer comme routine de méditer tous les jours, mais si un jour vous n’avez pas le temps, pas l’envie, pas la possibilité, ne vous inquiétez pas, reprenez le lendemain.

En créant des routines, vous gagnez en efficacité, en productivité et en satisfaction. Vous savez ce que vous avez à faire, quand et comment le faire. Vous gagnez en efficacité, en productivité et en satisfaction.

Conclusion et exercice pratique.

Vous l’avez compris, devenir plus productif n’est pas une question de chance, de talent ou de génie. C’est une question de méthode, de technique, d’habitude. En suivant les cinq conseils que nous avons vus, vous pouvez améliorer votre efficacité, votre performance, votre satisfaction. Vous pouvez utiliser au mieux votre temps, votre énergie, vos ressources. Vous pouvez atteindre vos objectifs, accomplir plus, mieux, plus vite.

Si vous souhaitez aller plus loin et mettre en pratique les concepts énoncés dans cet article, nous vous proposons un exercice pratique